Eine besondere Herausforderung für wohl jeden von uns ist der Papierkram.
Ich zeige dir, wie du deinen Posteingang vereinfachen und die Übersicht behalten kannst, und welche Alternative zu den klassischen Aktenordnern ich verwende.
- Bestimme einen festen Ablageplatz für neu eingetroffenen Papierkram.
- Lege einen Wochentag fest, an dem du deine Papiere bearbeitest.
- Scanne wichtige Dokumente ein.
- Hebe nur die wichtigsten Dokumente im Original auf.
- Verringere die Papierflut.
Den täglichen Posteingang organisieren
Lege einen Ort in deiner Wohnung fest, an dem ab sofort alle neu eingetroffenen Briefe, Zeitschriften und sonstige schriftliche Unterlagen abgelegt werden. Dieser Ort hat ab sofort nur diese eine Aufgabe: neue Unterlagen sammeln. Es versteht sich also von selbst, dass weder dein Esstisch noch die Besteckschublade in der Küche (alles schon gesehen!) dafür in Frage kommen.
Bei mir ist es ein eigenes Regalfach im Arbeitszimmer.
Öffne Briefe sofort und entscheide ob sie umgehend bearbeitet/beantwortet werden müssen, also noch vor deinem offiziellen „Papiertag“. Werbepost, mit der du nichts anfangen kannst oder kostenlose Zeitungen, die du eh nicht liest, wandern direkt in den Papiermüll.
Erkläre einen festen Wochentag zum Papiertag
Bei mir ist Sonntag Papierkram-Tag. Ziel ist es, an diesem Tag das Regalfach mit dem Posteingang der vergangenen Woche komplett zu leeren. Nichts, wirklich nichts, wandert an diesem Tag wieder dorthin zurück.
Je nach Umgang deines Papierstapels solltest du nun vorsortieren: zu zahlende Rechnungen, zu beantwortende Briefe, Werbung, Dokumente für die Ablage. Dann arbeite stur einen Stapel nach dem anderen durch. Keine Angst: wenn du das mit dem festen Tag pro Woche durchziehst, dauert das meist nicht länger als 10-15 Minuten.
- zahle alle offenen Rechnungen online
- beantworte Briefe, falls nötig
- trage evtl. Termine oder Fristen in deinen Kalender ein
- lege aufzubewahrende Unterlagen in deinem System ab (siehe unten)
- bei Bedarf: erstelle eine Einkaufsliste für die kommende Woche anhand der Werbeprospekte
Die Ablage
In den meisten Wohnungen sind sie zu finden: die guten alten Aktenordner. Sie sind praktisch und erleichtern die Übersicht, haben aber auch einen großen Nachteil: die meisten Menschen – und ich nehme mich da nicht aus – sind zu faul, die Seiten zu lochen, den oft übervollen Ordner vorsichtig an der richtigen Stelle zu öffnen und das Papier reinzuquetschen. Man müsste mal wieder ausmisten… ja, müsste man. Macht man dann aber meistens nicht, weil auch das in Aktenordnern recht umständlich ist.
Es gibt allerdings eine tolle Alternative: Hängeregister.
Das muss kein schnödes (und oft hässliches) Office-Möbelstück sein. Für den Hausgebrauch gibt es auch Hängeregister-Boxen*, die man gut im Wohnzimmerschrank oder einem Regalfach unterbringen kann. Warnung: in IKEA Kallax-Regale passen die meisten mit Deckel nicht! Messt vor dem Kauf nach, welche Boxen speziell für Euch passen und welche nicht.
Das Sortieren in Hängeregister ist viel einfacher und geht deutlich schneller als in Aktenordnern. Ihr könnt flexibel immer wieder neu sortieren, hin und her wechseln ohne großen Aufwand. Auch das regelmäßige Durchschauen und Ausmisten geht viel einfacher.
Die neuesten Dokumente einer Kategorie kommen bei mir immer ganz nach vorn in den jeweiligen Hängeordner, so habe ich gleich alles chronologisch einsortiert
Absolut hervorragend haben sich die Boxen bei mir auch für Bedienungsanleitungen bewährt. Sämtliche Anleitungen und Garantieunterlagen unseres Haushalts befinden sich in einer einzigen Box, teilweise sogar inkl. kleiner Ersatzteile, die man sonst nie finden würde, wenn man sie gerade braucht.
Dauerhafte Aufbewahrung
Für Unterlagen, die mehrere Jahre oder gar lebenslang aufbewahrt werden müssen, sind Aktenordner für mich nach wie vor das Mittel der Wahl. Dort landen bei mir z.B. Mietverträge, Steuerbescheide, Lohn-Jahresabrechnungen, Versicherungsverträge und Kaufverträge für große Anschaffungen wie z.B. mein Auto. Es spricht aber auch nichts dagegen, auch solche Dinge komplett in Hängeregistern aufzubewahren.
Generell ist das Einscannen von Dokumenten eine gute Idee, denn nur die wenigsten Papierunterlagen muss man tatsächlich im Original aufbewahren.
Viele Dokumente musst du nicht im Original aufbewahren. Digitale Dokumentverwaltung (entweder „manuell“ oder mithilfe einer App oder Software) ermöglicht es dir, wichtige Unterlagen jederzeit griffbereit zu haben, ohne im Regal nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen. Ein großer Vorteil ist zudem die integrierte Suchfunktion, die es dir ermöglicht, Dokumente binnen Sekunden zu finden.
Und das Beste: Das Einscannen und sichere Speichern in der Cloud kann dein Zuhause von der Papierlast befreien und gleichzeitig die Umwelt schonen.
Verringere die Papierflut
Du hast großen Einfluß darauf, wieviel Papierkram sich die Woche über in deinem Posteingang ansammelt.
Liest du wirklich die Zeitung/die Zeitschrift, die regelmäßig per Abo ins Haus flattert?
Nein? Dann bestell sie ab! Schont nicht nur die Umwelt, sondern auch noch deinen Kontostand.
Stelle den Rechnungsversand (Telefonrechnung etc.) – insofern möglich – auf Onlineversand um und speichere die Dokumente auf deinem PC. Und nein, du musst online erhaltene Rechnungen in der Regel nicht ausdrucken 😉
Solltest du noch Kontauszüge per Post erhalten oder am Automaten abholen, kannst du auch das bei den meisten Banken problemlos alles im Onlinebanking erledigen und einfach auf dem PC oder in der Cloud sichern.
Nutze die Möglichkeit, auf digitale Kassenbons umzusteigen, die mittlerweile von vielen Einzelhändlern angeboten werden. Solche digitalen Alternativen bieten nicht nur mehr Komfort, sondern tragen auch zur Müllvermeidung bei.
Bringe einen „Bitte keine Werbung!“-Aufkleber am Briefkasten an. Es sei denn, du benutzt die Werbung wirklich – so wie ich – z.B. für die Planung des Wocheneinkaufs.
Regelmäßig Ausmisten
Ergänzend zur Ablage in Aktenordnern oder Hängeregistern kannst du deine langfristige Dokumentenorganisation optimieren, indem du dir klare Regeln für das Ausmisten setzt. So stellst du sicher, dass sich auch digital keine „Papierflut“ ansammelt. Besonders wichtig ist das für Unterlagen, die nur eine begrenzte Aufbewahrungsfrist haben, wie zum Beispiel Steuerbescheide oder Versicherungsunterlagen. Diese kannst du nach Ablauf der Frist ohne Bedenken löschen oder vernichten.
Umstieg auf ein papierloses Büro
Wenn du langfristig denkst, kannst du sogar ein papierloses Büro anstreben. Dies ist eine etwas radikalere, aber auf Dauer überaus effektive Methode zur dauerhaften Reduktion der Papierflut. Der wichtigste Schritt ist natürlich, unnötigen Papierkram von vornherein zu vermeiden (siehe vorherigere Abschnitte).
Für die perfekte Organisationes eines papierlosen Büros – auch im Privatbereich – ist es wichtig, die richtigen Tools zu nutzen, die dir eine sichere und strukturierte Ablage deiner Dateien ermöglichen. Regelmäßige Backups und eine kluge Kategorisierung deiner Dateien sorgen dafür, dass du auch in digitalen Archiven den Überblick behältst.
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